Одним среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют расходный кассовый ордер. Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера. Под ним подразумеваются счета, платежные ведомости и другие соответствующие материалы, которые подпадают под строгую отчетность.

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера  

• Оплата поставщику — при отражении перечисления наличных денежных средств в качестве оплаты поставщику за полученные товары, работы (услуги). При отражении этой операции в поле «Договор» необходимо указать договор с контрагентом.

• Возврат покупателю — при отражении операции возврата денежных средств покупателю. 

• Выдача подотчетному лицу — при отражении операции выдачи наличных денежных средств под отчет.

• Выплата заработной платы по ведомостям — при отражении расхода денежных средств на выдачу заработной платы. 

• Выплата заработной платы работнику — при отражении расхода денежных средств на выдачу заработной платы конкретному работнику. При этом в реквизитах платежа необходимо указать документ «Ведомость в кассу», которым регистрируется факт выплаты зарплаты работнику.

• Взнос наличными в банк — при отражении взноса наличных средств на банковский счет организации.

• Расчеты по кредитам и займам — при отражении расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. При отражении этой операции в поле «Договор» необходимо указать договор с контрагентом, в котором установлен вид договора «Прочее».

• Инкассация — при отражении факта сдачи розничной выручки торговой точки на инкассацию.

• Прочий расход — выбирается в остальных случаях.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

1. Организация.

2. Касса

3. Сумма к оплате

4. Статья

5. Комментарий

6. Вид операции

7. Контрагент

8. Договор

9. Сумма по договору

• Номер — формируется автоматически и лучше его не менять.

• Дата — текущая дата. Здесь следует учесть, что если поменять дату на меньшую (например, прошлый день), чем текущая, при печати кассовой книги программа выдаст предупреждение, что нарушена нумерация листов в кассовой книге, и предложит их пересчитать. Желательно, чтобы нумерация документов в течение дня тоже была последовательной. Для этого можно изменить время документа.

• Контрагент — Физическое или Юридическое лицо, которое вносит денежные средства в кассу. Сразу замечу, что в этом поле указывается именно Контрагент, по которому будут вестись взаиморасчеты. Фактически деньги в кассу может внести, например, сотрудник Организации — Контрагента. 

• Сумма — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами.

• «Видати» — указывают фамилию, имя, отчество лица, получающего денежные средства. Как правило, наличные получают лица, указанные в РКО. 

• «Підстава» — отражают основания выдачи средств и указывают документы, на основании которых осуществляется выдача денежных средств.

• «Сумма» — указывают фактически выданную сумму средств.

• «Додаток» — указывают документы, согласно которым выдают средства (при условии, если их приобщают к РКО). К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и пр.

• «Головний бухгалтер» — указывают подпись, фамилию и инициалы, соответственно, руководителя и главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

• «Отримав» — отражают прописью сумму полученных средств и дату получения.

• «Підпис одержувача» — проставляют подпись лица, получившего денежные средства. В следующей строке указывают наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

• «Видав касир» — указывают подпись, фамилию и инициалы кассира, выдавшего средства.